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开 会

作者:博容    来源:分公司机关    发布时间:2020-04-27 17:21:23    
        我们经常开会,各种会议性质不同。有些人说:会有什么好开的,都是念稿子,听的人昏昏欲睡;还有人说:开大会不解决任何问题,解决问题不开会;更有人说:明明三言两语几个人说说就行了,召集一堆人,浪费时间。其实不然,下面我谈谈我理解的开会。
        一、为什么要开会
        万事万物都存在着一定的客观规律,有一定的联系。下面,我先引入一个热力学的概念,从热力学方面讲一下为什么开会。
       (一)熵的概念
        “熵”【拼音:shāng】的概念是由德国物理学家克劳修斯于1865年所提出。热力学中所指的熵,是一种测量在动力学方面不能做功的能量总数。熵亦被用于计算一个系统中的失序现象,一个封闭体系混乱程度的单位,体系越混乱,越无序,熵值越高。这就是熵增原理,也叫热力学第二定律。
        物质的自然状态总是自发的从有序走向无序,从秩序走向混乱。如同一杯热水放置在常温中不加以保温,那么很快热水就会慢慢冷却变成了常温,这就是熵增的过程。
        奥地利注明的物理学家薛定谔讲到,生命是一个熵减的过程,一个抵抗熵增的过程,熵增的终点就是死亡。华为创始人任正非认为,企业的发展,也遵从熵增原理。一个公司必然会经历熵不断增加直至完全丧失活力的过程。企业的不断发展,也是对抗熵增的过程。
        (二)什么是精神熵
        关于熵,我们可以也这样理解,一个系统内部越稳定,越有规律,熵值就越低,反之,系统内部越混乱,熵值越高。对于我们的内心,熵增原理也同样适应,如果内心平静,心态平稳,熵值就低;如果内心一片混乱,那么熵值就越高。
        积极心理学家米哈里·契克森米哈赖在《心流—最优体验心理学》这本书里就借鉴了熵增原理提出了“精神熵”这一概念。一个人的“精神熵”越高,就表明他的内在失序现象越严重,就会产生痛苦、恐惧、焦虑等负面的情绪。
        精神熵的反面是一个人内在意识的井然有序。当一个人目标明确,能集中注意力去实现目标,做到心无旁骛,他的内心是有序的,这样的体验称为心流体验。
        当人在体验心流的时候,会感觉到有一股力量在心中涌动,推动着自己前进,并且会忘却时间,进入到忘我的状态。很多体育运动都会让人产生心流体验,比如跑步,瑜伽,游泳等;有的人认为抽烟、喝酒、打麻将也是心流体验。
        (三)心流体验的三大要素
        让人产生心流的体验,必须要符合以下三个特点。
        1.明确的目标。心流体验之所以能够给人带来成就感,是因为它有一个重要的前提,就是拥有明确的目标。这是让人愿意花费时间精力完全投入某项活动的前提,使得我们努力的结果可以量化。
        2.具有挑战性。如果仅仅是漫无目的的刷刷手机,看看视频,虽然我们能从这唾手可得的娱乐中得到即刻的愉悦感,但并不长久,这不能算是心流活动,因为没有挑战性。没有挑战性,会让人容易分心,但是挑战的目标太大,也会让人想要放弃。
        3.能及时反馈。游戏能让人沉迷的一个重要原因是游戏能给到人及时的奖励。就比如你打游戏完成了一个任务之后,立马就会得到相应的奖励,这让人有动力去继续完成接下来的任务;而完成一项有挑战的工作,我们也会立刻得到成就感或者物质奖励,进而提振干事创业的精气神。
        事物要发展强大,必须要对抗熵增。为了自我的成长,我们也需要抵抗那些扰乱心境的精神熵,而体验心流是让意识集中,让人增强自信心,不断去接受更高的挑战,是重整内心秩序的最佳方法。
        现在我们回到今天谈的主题开会上来,作为一个公司来讲,要完成好、落实好各项具有挑战性的工作,首先是思想要统一,目标要一致,成则同喜、败则同悲。开会,正是统一思想,抵抗企业熵增的有效方式之一。我们都看到,近年来分公司在交通集团的正确领导下,各部门能无私奉献、齐心协力、克坚攻难,在运营管理工作的各个环节都取得了良好的成效,得到了上级主管单位的认可。所以说,如何只争朝夕、真抓实干走好后面的路,干好上级交办的工作,开会就显得必不可少而且非常重要了。
        二、开会的意义
        开会,是一个人领导力和管理水平的综合体现。
        我们经常发现,企业的干部,尤其是中高层以上干部,好像每天的工作就是在不停的开会。开会很重要,但是要正确认识和理解,绝对不仅仅是召集一堆人坐在会议室,或者开个线上语音就叫开会了。
        其实,一场会议开的成效如何,可以直接检验出单位领导干部的领导能力及管理能力。我们平时的会议太多了,部门会,专题会,周例会,推进会,党委会,办公会等等,那么开会的本质是什么呢?为什么要开会呢?开完会之后有什么期待呢?
        疫情期间,越来越多的组织开始启动线上会议,以此为例,与大家说说开会。不管是线上会议,还是传统的线下会议,必须要抓住两个本质。
        一个是要凝聚参会人的共识。这是一个共性的问题,是需要相互沟通和协调的,是所有参会人员共同的努力方向。我们常常遇到这样的情形,通知开会就往那里一坐,而会议的内容可能与自身完全不相干,也听不懂,也不知道开会的议题的意义和作用是要干什么,那么这会议一定就是失败的。
        另外就是开会之后,一定要产生行动。也就是要有一个后续的分工,或者后续如何去做。我们也经常遇到这样的情形,开会的时候探讨得热火朝天,大家也很积极,但是最后都没有形成一个明确的行动指示,那么这种会议也是无效的。开会不是开联欢会。
        所以从这两方面总结一下,就是要凝聚共识,产生行动,最后的目标就是为了解决问题。
        不管我们做任何工作,首先要明确的就是目标,也就是我们要解决的问题,很多会议,比如一些例会,被活生生得开成了流水账会。
        开会之前,一定要先明确开会要解决的问题。比如现在面临疫情防控取得初步成效后的复工复产,不管是企业,还是各类项目组,针对疫情期间,如何复工,如何确保安全生产,出差的项目怎么处理,出差没有口罩怎么处理,这些都是要解决的问题。每次会议,我们都要先确定一个主题,这个主题,就是要用一句话来说明要解决什么问题。这样,与会人员就对要探讨的问题有一个比较清晰的定位,其发言交流的方向也会高度地集中。
        当然,开会不一定就能一次性解决问题。一些综合性强的工作有可能要分为几次,开阶段会议,每次推进其中的一部分工作。
        同时,我们也发现一些会议没能解决问题,要么会开了很久,议而不决;要么会后决而不行,行而无果。开会无效就是成本浪费,所以一定要会开会,开好会。
        三、怎样开会
       (一)开会的形式通常有六种
        1.政策宣导,学习上级决议
        2.学习分享与培训
        3.项目(工作)结束后的检讨与复盘
        4.执行项目(任务)过程中的对接、沟通、协调
        5.问题解决探讨
        6.创新和迭代的创想会
        这六种会议,各有各的作用,也各有各的侧重点。
        政策宣导、学习上级政策类会议,目的是深入领会上级指示精神,贯彻执行。这类会议在传达文件或决策时必须宣读原文,不得遗漏一字一句,更不能曲解政策与决策。有的人所认为的枯燥的会就包括这类会议,但实质上这类会议才是最重要的,因为在一定程度上讲,这类会议具有纲领性,是我们的行动指南。
        学习分享与培训类会议,要明确让大家学什么、培训什么,合理选取学习资料、培训资料,制作有针对性的课件。开展这类会议,往往要留有充分的提问环节,一方面答疑解惑,另一方面也能从侧面来检验学习或者培训成果。
        项目(工作)复盘会议,目的是要总结项目管理得失。参建单位各方、各业务部门要认真自查自纠,要说实话而不应推诿摔锅。这类会议我们也可以称作为“回头望”,回过头看一看,在项目或者工作执行过程中,哪些环节耗时最长、用功最多或者说成本最高,哪些环节出错较多、原因是什么?有没有更好的方法来加以优化或者完善?
        沟通协调类会议,目的是把一项需要多部门参与的工作,条分缕析,明确责任,强化衔接。这类会议主要讨论不同部门之间具体如何衔接,工作如何转递,整体要达到什么样的效果。
        问题解决探讨类会议,目的是就工作中的部分症结或者需多部门协作的部分,进行商讨,议定解决措施。这类会议有必要提前调研,明确需解决的问题,并告知参会人员;会上,与会者应从职责、权限、风险把控等方面,集中探讨解决方案或措施。
        创新和迭代的创想会,目的是对企业的未来集思广益,打开思路与眼界。这类会议一般给出一个主题,与会者可以畅所欲言,达到百家争鸣、万花齐放的效果是最好的。很多大的企业,都是从一个巧妙的设想中诞生并发展壮大的。
        有一点很重要,会议主持人的主持能力,这个能力对于会议的高效召开有重要作用。对会议议程的把握,凝聚大家的共识,在有效的时间内形成解决方案和行动方案,形成战斗力等,主持人在这其中都发挥着举足轻重的作用。可以说,主持一场会议,是主持人个人能力的全方位体现。
        (二)高效组织会议
        1.提前会议通知。会议一定要提前通知,方式可以是文件、文字、电话、短信、邮件等方式。会议通知要明确时间、地点、人员、主持人、议题、议程、注意事项等要求。小型会议,主持人通常为部门负责人,跨部门的大型会议,主持人可以是分公司党政主要领导或分管领导。会议通知发出前,应经分管领导审阅、批准;综合性会议应由党政主要领导审阅、批准。
        2.确定会议议题。召开会议就是为了解决问题,所以一定要明确会议的议题。大家都不知道开什么会,到了会议室再开始思考,这样的会议绝对没有效果。
        3.明确会议议程。议程,就是会议的流程。谁来主持、谁做汇报、谁要发言、谁来决议都要明确下来。职责明确、流程清楚,大家就不是“听会”,而是“议会”,会议效率会大大提升。
        4.时间与设备调试。设计议程与时间,比如一场会议计划90分钟,加上前后的一些其他事宜,总体不超过120分钟为好;如果是在线会议,还需要进行在线工具的选择与测试;同时要安排好会议记录人员,是否需要录音,准备相关会议资料,做好答疑或者讨论的回应准备。
        5.准备会议资料。会议之前,一定要将与会议议题有关的材料和资料准备好、准备全,并发放到有关与会人员。一般与会议通知一起下发。这样,会议才能有的放矢、保证效果。
        6.准备情况确认。为保证会议效率,会议组织人员要提前对对会议室进行布置,明确与会人员进行确认,确保人员按时出席、设备运转正常。如有异常,要及时向领导请示,及时协调解决。
        7.申明会议纪律。会前一定要强调会议纪律、时间地点和着装。会议纪律非常重要,这是高效会议的最基本的要求。
        8.掌握会议节奏。要明确会议时长,限定发言时间;如果需要参会人员分享观点,一般不超过十个人发言为好,具体看参与人数和会议性质决定,以确保会议进程;主持人可适当提醒发言者围绕主题,解决观点冲突等,但不得干涉或诱导他人的正常发言。
        9.形成会议决议。会议决议,包括但不限于确认会议结论,达成共识,并确认下一步行动与工作分工,明确下次相关会议的时间与讨论重点等。主持人应根据讨论的结果,宣布会议决议,明确问题解决的责任、时间和方法。会议结束前,所有参会人员应在会议签到表签名。
        10.做好会议记录。会议记录是对会议的还原。记录的要求很简单,与会人员说什么就记录什么。所以从这个角度来说,开会不是联欢会,与会人员发言要对会议负责,对自己负责,与会议无关的话不要说。
        11.整理会议纪要。会议一定要形成会议纪要,会议纪要是会议决议事项跟踪检查的依据,是对会议记录的高度浓缩。需要强调的是:会议纪要来源于会议记录,其绝对不能与会议记录相冲突,否则没有任何效力。
        12.决议事项跟踪。为确保会议决定事项落到实处,应指定专人对决议事项进行跟踪、检查和验证。周期性的会议,应通报跟踪结果。
        四、会议决议
        开一次会,要有决议,而且是明确的决议,这是会后执行的基本遵循。会议决议做得好不好,直接会影响工作的执行效果。要做好会议决议,应该从会议可能呈现三种情形来分析考虑。这三种情形分别是正常顺利的会议决议,有冲突、有分歧的会议决议,无法统一意见的会议决议。下面我们一一来探讨。
        第一,正常顺利的会议决议。此类会议的决议最容易做出,因为会上没有反对意见、也没有分歧,主持人只需要综合各方意见,进行梳理汇总即可做出决议。
        第二,有冲突、有分歧的会议决议。会议的冲突、分歧大致有这么几点。一种是纠结谁干得多谁干得少的。这类问题主持人可给冲突双方现场协调的时间,双方无法妥协的,由主持人权衡双方说辞及工作实际后拍板;当然,最理想的是有冲突和分歧的双方能换位思考,从大局出发,协调解决。第二种是冲突和分歧的发生涉及到相关法律法规、规章制度的。此时,一切向法律和制度让步,这个没有啥多说的。第三种是冲突和分歧都是为了单位着想,都是正面的。这种情况一般冲突方不容易互相让步,因为都有理,此时就需要主持人会同与会其他班子成员,综合考量,做出相应的决议了。
        第三,无法达成一致的会议决议。这种会议也可以分为三种情形。第一种是虽然无法达成一致,但本级会议可以做出决议的。比如,分公司或者各单位内部一些工作的决定,相应级别的办公会、所务会是可以决议的;同时要对做出的决议负责。第二种是存在严重分歧,主持人会同其他班子成员综合考量后,仍不能达成一致的。此时,主持人有权视所讨论工作或事项的重要程度及其性质,作出暂时试行的决议或给出暂缓决议的结论。对于试行的决议,相关负责领导和当事部门要持续跟进,密切监督,发现问题及时汇报;对于暂缓决议的,应由工作主办及会同部门在会后共同查摆问题所在,择期再议。第三种是无法达成一致的事项干系重大。主持人应做出暂缓决议的决议,并指定负责部门对此进行进一步调研、分析,必要时应请示上级。
        五、会议效果
        良好的会议成效,主要集中在以下几点。
        1.增进计划性。明确当前干什么,下阶段推进什么,最终按照计划把工作做好,把问题处理好。
        2.增进创造力,集合智慧。三个臭皮匠顶个诸葛亮,话粗理正。
        3.提高共同意识。这一点无需再多说,开会的最主要的目的就是凝聚共识,前面讲过了。
        4.增进良好的人际关系,加强团体工作的能力。特别像召开协调会,各部门最终协调好、衔接好,部门之间的、同事之间的情谊会自然而然的提升,以后在综合性比较强的工作中也会配合的更加默契,更加得心应手。切记,团结就是力量。
        5.增进责任感。没有人愿意在单位没有存在感,而获取存在感的基石是有高度的责任感。这种责任感体现在,面对工作,能从各方面充分权衡考虑,不片面、不唯心;另外,这种责任感还体现在对他人的善意提醒,勿以善小而不为。
        6.增进自我启发。参会者要学会聆听,聆听他人的发言和见解,有时也会触碰出思想的火花,启发自身,大有裨益。
        7.提高员工士气。比如职代会、年度工作会,提出员工最关心的问题、解决员工最需要解决的事情,提出单位的努力方向和目标,就能提振职工队伍士气,劲往一处使、心往一处想。
        8.提高参与感。与会者结合自身的工作范畴、权责和知识储备,提出了科学、合理的解决问题方案或措施,是很有参与感、成就感的。还记得我开始给大家讲的心流体验吗,这就是。
        9.学习工作基本知识。培训会、技术交流会,都是为增长知识、增进技能服务的。
        10.了解工作的甘苦。通过全过程参与一项工作从安排部署到落地落细,同时付出辛勤汗水或智慧精力,最终获得丰收。这其中的酸甜苦辣,没有亲身经历过的人是不会体验到的。
        11.培养管理能力。前面说过,开会,可以检测领导干部的管理能力;当然,开会也能锻炼、培养干部的管理能力。即便是本次会议你的发言未被采纳,说的方法也没有在点子上,但是至少会给你一个强化自身的信号,可以给你学习弥补的动力。
        通过开会可以集思广益、促进群体沟通,实现信息传递、交流情感,达到相互理解的目的;通过会议形成的决议,常常比单纯的行政命令更具权威性;所以说,开会也是工作的一部分。

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